CROSS-FUNCTIONAL MINDSET

CROSS-FUNCTIONAL MINDSET

Dunia dan lingkungan bisnis telah mengalami perubahan yang pesat dan radikal. Individualisme telah melemah dan mulai digantikan dengan kerja tim. Spesialisasi telah tidak sesuai lagi dengan tuntunan lingkungan kerja dan mulai digantikan dengan generalisasi gaya baru. Garis organisasi yang kaku menjadi tidak lagi efektif dan mulai digantikan dengan kerjasama yang berubah-ubah. Kekuasaan telah hilang pengaruhnya dan digantikan oleh pemberdayaan. Organisasi hirarkis telah kehilangan daya keandalannya dan telah digantikan dengan organisasi jaringan, organisasi yang berkemampuan untuk merespon dengan cepat perubahan lingkungan bisnis, organisasi informal, dan organisasi horizontal.

Perubahan lingkungan bisnis tersebut menuntut pendekatan baru didalam membagun organisasi. Cross-functional approach merupakan pendekatan baru untuk membangun struktur cross-functional organization (organisasi lintas fungsional) yang memungkinkan tim lintas fungsional (cross-functional team) memenuhi tuntutan lingkungan bisnis global. Untuk menjadikan personel efektif dalam bekerja di tim lintas fungsional, personel perlu memiliki mindset yang cocok dengan pendekatan lintas fungsional. Cross-functional mindset adalah sikap mental yang cocok bagi pekerja yang bekerja dalam cross-functional organization. Di samping itu, Cross-functional mindset merupakan mindset yang cocok dalam mewujudkan sistem pengendalian manajemen untuk menghadapi lingkungan bisnis global.

MENGAPA DIBUTUHKAN CROSS-FUNCTIONAL TEAM ?

Perubahan lingkungan bisnis yang dihadapi oleh perusahaan pada umumnya merupakan penyebab utama manajemen perlu ditinjau kembali pendekatan yang digunakan untuk mengorganisasi sumber daya manusia. Ada dua faktor yang menyebabkan dibutuhkan cross-functional team, yaitu:

Perlunya Organisasi Berorientasi ke Sistem

Manajemen memerlukan pendekatan baru dalam pengorganisasian sumber daya manusia agar mampu memfokuskan perhatian seluruh personel organisasi dalam menghasilkan value bagi customers. Melalui Cross-functional approach, organisasi diorientasikan ke sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer. Orientasi seperti ini menyebabkan perusahaan radikal dalam cara manajemen mengorganisasi sumber daya manusia. Sumber daya manusia diorganisasi ke dalam cross-functional team. Tim ini bekerja melalui sistem untuk pemuasan kebutuhan customer.

Pandangan Bahwa Organisasi Sebagai Suatu Tim

Organisasi dapat dipandang dari dua sudut pandang: (1) sebagai kumpulan berbagai fungsi yang terpisah, atau (2) sebagai suatu sistem. Pandangan sistem menggambarkan organisasi sebagai suatu sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungannya melalui arus kerja yang terdiri dari masukan, konversi, dan keluaran.

Apa yang dimaksud dengan Sistem ?

Sistem versus proses. Sistem terdiri dari kebijakan, motivator, teknologi, proses, dan operasi. Dari definisi tersebut kebijakan, motivator, teknologi, proses, dan operasi merupakan lima komponen sistem. Manajer cenderung mengaburkan perbedaan antara sistem dengan proses dan seringkali menggunakan kedua istilah tersebut, seolah dapat saling menggantikan. Sistem sebenarnya berbeda dengan proses. Pertama, sistem lebih luas dibandingkan proses. Suatu sistem terdiri dari beragam proses, seperti yang terdapat dalam pemasaran, produksi, teknik, dan keuangan. Didamping itu, arus kerja tidak hanya secara sederhana berupa arus berurutan, dari satu proses atau operasi ke proses atau operasi yang lain.

Proses versus operasi. Operasi adalah pekerjaan yang dilaksanakan oleh manusia dan mesin atas bahan atau informasi. Proses adalah arus produk, bahan, atau informasi dari seorang karyawan atau tempat kerja satu ke karyawan atau tempat kerja lain. Untuk melakukan improvementterhadap proses, manajemen tidak boleh hanya meningkatkan operasi pengolahan, atau operasi inspeksi, atau operasi transport. Oleh karena masing-masing operasi dalam proses terkait satu dengan lainnya, perbaikan di satu proses akan berpengaruh terhadap kinerja operasi yang lain dalam proses tersebut.

TIM

Definisi tim. Tim adalah kumpulan orang yang, berdasarkan keahlian masing-masing yang bersifat saling melengkapi, bekerja sama untuk mewujudkan tujuan tertentu bersama.

Tujuan tim. Tim dibentuk untuk mewujudkan tujuan tertentu. Ada tim yang dibentuk untuk pengembangan produk, pengembangan sistem, improvement terhadap kualitas, penyelesaian masalah, attau perekayasaan kembali sistem yang digunakan untuk melayani customer.

Masa kerja tim. Masa kerja tim dapat dibagi menjadi dua: sementara dan permanen. Tim yang memiliki masa kerja permanen adalah tim yang dibangun sebagai bagian permanen struktur organisasi perusahaan. Tim sementara adalah tim yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan-tujuan jangka pendek dan akan segera dibubarkan begitu tujuan tim telah tercapi.

Keanggotaan tim. Keanggotaan tim dapat bersifat fungsional atau lintas fungsional. Tim fungsional beranggotakan orang-orang dengan keahlian sama, baik yang diperoleh dari pendidikan maupun dari pengalaman. Tim lintas fungsional beranggotakan orang-orang dari berbagai fungsi dengan berbagai keahhlian.

TIM LINTAS FUNGSIONAL (CROSS-FUNCTIONAL TEAM)

Deskripsi Umum Tentang Tim Lintas Fungsional

Definisi. Tim lintas fungsional adalah sekelompok perssonel yang berasal dari berbagai fungsi atau disiplin dalam organisasi, berusaha bersama-sama mewujudkan tujuan tim.

Keanggotaan tim lintas fungsional. Tim lintas fungsional beranggotakan berbagai personel yang memiliki keahlian tertentu di bidangnya. Dengan demikian tim lintas fungsional seringkali disebut dengan tim multi disiplin. Dalam bidang pendidikan dikenal dengan nama tim interdisiplin.

Pemimpin tim lintas fungsional. Tim lintas fungsional dipimpin oleh seorang manajer yang seringkali disebut dengan case manager, yang memegang kepemilikan sistem dan bertanggungjawab untuk: (1) mencapai tujuan sistem, pemuasan kebutuhan customer, (2) melakukan improvement berkelanjutan terhadap sistem tersebut.

Pendekatan Lintas Fungsional (Cross-functional approach) dalam Membangun Struktur Organisasi

Pendekatan lintas fungsional menggunakan prinsip-prinsip berikut ini dalam pembangunan struktur organisasi:

Organisasi diorientasikan ke sistem yang digunakan untuk melayani kebutuhan customer.
Sumber daya manusia diorganisasikan menurut tim lintas fungsional dan setiap tim diberi tanggungjawab untuk mewujudkan tujuan sistem dan melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap sistem tersebut.

CROSS FUNCTIONAL MINDSET

Tim lintas fungsional hanya akan efektif di dalam menjalankan organisasi lintas fungsional jika mereka memiliki mindset yang cocok dengan organissai tersebut. Proses untuk menghasilkan produk dan jasa menembus batas-batas antar fungsi. Dengan demikian manajemen atas aktivitas pembuatan produk dan jasa penyediaan jasa hanya akan berhasil jika batas-batas antarfungsi ditiadakan, baik secra fisik maupun secara mental.

Tampak Luar

Cross-fungsional

Mindset

Gambar: Blok Bangunan Cross-Functional Mindset

Paradigma Lintas Fungsional

Paradigma lintas fungsional memandang organisasi sebagai:

Suatu rangkaian system yang digunkan untuk melayani kebutuhan customer
Suatu kumpulan shared competencies and resources yang disediakan untuk dimobilisasi guna memenuhi kebutuhan customer.

Keyakinan Dasar Untuk Mewujudkan Paradigma Lintas Fungsional

Terdapat empat keyakinan dasar yang perlu ditanamkan dalam diri setiap personel tentang cross functional approach :

Produk berkualitas hanya dapat dihasilkan secara konsisten melalui kerja sama lintas fungsional
Kerjasama lintas fungsional menghasilkan sinergi
Cross functional approach membentuk learning organization
Kerjasama lintas fungsional memfokuskan sumber daya organissai ke kepuasan customer.

Nilai Dasar Untuk Mewujudkan Paradigma Lintas Paradigma

Nilai dasar yang melandasi cross functional approach :

Kerjasama : Cross functional approach hanya akan terwujud jika anggota organisasi menjunjung tinggi nilai kerjasama karena kompleksnya kebutuhan customer, usaha individual dan fungsional tidak akan mampu memenuhi kebutuhan customer
Mental berlimpahan : adalah kemampuan jiwa seseoarng dalam menerima keberhasilan, kelebihan, keberuntungan, penghargaan yang diperoleh orang lain
Kerendahan Hati : Kerendahan hati menjadikan orang mampu menerima kehadiran orang lain dalam bekerja dan mampu membangun kerjasama dengan orang lain dalam mencapai tujuan bersama.

PERWUJUDAN CROSS FUNTIONAL MINDSET KE DALAM SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Cross Functional Mindset diwujudkan kedalam dua komponen system pengendalian manajemen, yaitu:

1. Perwujudan cross functional mindset ke dalam struktur system pengendalian manajemen

Cross functional mindset diwujudkan dalam struktur system pengendalian manajemen berikut ini :

ü Cross functional organization : Cross functional organization ini menggunakan paradigma organisasi sebagai : (1) Suatu rangkaian system yang digunakan untuk melayani kebutuhan customer dan (2) Suatu kumpulan shared competencies and resources yang disediakan untuk dimobilisasi guna memenuhi kebutuhan customer.

Customer dilayani melalui tiga system utama: system order getting, system order filling, dan system layanan purna jual.

Manajer ketiga system tersebut mempunyai dua tanggung jawab:

Memobilisasi shared competencies and resources yang disediakan oleh organisasi fungsional untuk mencapai tujuan system, yaitu menghasilkan value bagi customer.
Melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap system yang menjadi tanggung jawabnya.

ü Sistem Penghargaan Tim Lintas Fungsional : Cross functional mindset diwujudkan ke dalam struktur pengendalian manajemen berupa system penghargaan yang cocok dengan organisasi lintas fungsional. Untuk menanamkan perilaku tim kerja ke dalam diri personel, system penghargaan personel didasrkan pada criteria kinerja yang mencakup :

Berbagi informasi dengan anggota tim lain
Merundingkan perbedaan yang terjadi secara efektif
Mendorong dan mengakui kontribusi anggota lain tim
Mendorong kerja sama dan kerja tim diantara orang dalam kelompoknya dan dengan kelompok lain dalam perusahaan.
2. Perwujudan Cross-Functional Mindset Ke Dalam Proses Sistem Pengendalian Manajemen

Proses system pengendalian manajemen terdiri dari enam tahap:

Perumusan strategi
Perencanaan strategic
Penyusunan program
Penyusunan anggaran
Implementasi
Pengendalian

Cross-Functional Mindset diwujudkan dalam tahap-tahap proses system pengendalian manajemen berikut ini:

Penyusunan anggaran berbasis aktivitas (activity – based budgeting)
Implementasi rencana dengan activity – based management
Pengendalian pelaksanaan rencana dengan activity – based cost system

Employee Empowerment Mindset

Pemberdayaan karyawan (employee empowerment) merupakan trend pengelolaan sumber daya manusia di dalam organisasi masa depan. Pemberdayaan karyawan dilakukan di dalam orgainsasi perusahaan dengan fokus ke penyediaan produk dan jasa bagi customers. Untuk kepuasan customer-lah pada dasarnya pemberdayaaan karyawan ini ditujukan.

Faktor-faktor yang mendasari pemberdayaan karyawan

1. Pergeseran teknologi yang digunakan oleh masyarakat di dalam memenuhi kebutuhan produk dan jasa (smart technology)

Menurut sifar dasarnya, snart technologgy hanya produktif ditangan knowledge workers. Oleh karena itu, hanya knowledge workers yang mampu menjadikan smart technology produktif untuk menghasilkan produk dan jasa bagi customers. Smart technology memiliki karakteristik untuk menyediakan shared database yang memungkinkan information sharing diantara anggota organisasi baik secara vertikal maupun horizontal serta antar perusahaan maupun antar perusahaan dengan customer sehingga memudahkan manager bawah dan karyawan dalam pengambilan keputusan. Karakteristik smart techologi tersebut memerlukan pemberdayaan karyawan sebagai pendekatan pengelolaan sumber daya manusia yang pas dengan teknologi tersebut. Dengan pemberdayaan karyawan memberikan keleluasaan kepada knwoledge workers untuk mengakses pusat informasi perusahaan sehingga memampukan mereka mengambil keputusan dalam mengambil merespon dengan cepat perubahan kebutuhan customer.

2. Tipe pekerja yang pas dengan teknologi yang digunakan oleh masyarakat (knowledge workers)

Knowledge workers adalah pekerja yang memiliki ketrampilan tinggi, disamping itu mereka mempunyai pengetahuan tinggi yang diperoleh dari pendidikan formal dan kemampuan untuk belajar serta untuk memperoleh tambahan pengetahun. Menurut fungsinya, knowledge workers adalah orang yamng memanfaatkan pengetahuannya untuk menciptakan produk dan jasa bagi customer perusahaan dengan menggunakan smart technology. Pekerjaan knowledge workers lebih bersifat krestif sehingga tidak dapat disupervisi sebagaimana yang diterapkan di dalam pengawasan terhadap pekerja yang mengoperasikan hard autonation.

Paradigma Pemberdayaan Karyawan

Pemberdayaan karyawan berarti memampukan dan memberi kesempatan kepada karyawan untuk merencanakan, mengimplementasikan rencana, dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya atau tanggungjawab kelompoknya

Mindset Pemberdayaan Karyawan – Sudut Pandang Manager

Ditinjau dari susut pandang manajer, pemberdayaan karyawan merupakan proses pemberian kesempatan kepada karyawan untuk memampukan diri karyawan di dalam merencanakan dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan.

Keyakinan Dasar Dalam Diri Manager Untuk Mewujudkan Paradigma Pemberdayaan Karyawan

Keyakina dasar yang perlu dimiliki manager untuk mewujudkan mindset pemberdayaan karyawan adalah (1) Karyawan adalah manusia, (2) Orang pada dasrnya adalah baik, (3) Birokrasi membunuh inisiatif, (4) Tugas manager adalah menyediakan pelatihan, teknologi, dan dukungan bagi karyawan.

Nilai Dasar Dalam Diri Manajer Untuk Mewujudkan Paradigma Pemberdayaan Karyawan

Untuk mewujudkan paradigma pemberdayaan karyawan, perlu ditanamkan personal values, dalam diri para manajer yang pas dengan paradigma tersebut, yaitu : (1) Kejujuran, dan (2) Kerendahan hati.

Mindset Pemberdayaan Karyawan – Sudut Pandang Karyawan

Dari sudut pandang karyawan, pemberdayaan karyawan berkaitan dengan bagaimana karyawan dipercaya oleh manajer untuk mengambil keputusan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan, sehingga perlu dibangun keyakinan dasar dan nilai dasar dalam diri karyawan.

Keyakinan Dasar Dalam Diri Karyawan Untuk Memperoleh Kepercyaan Dari Manager

Dua keyakinan dasar yang perlu dibangun dalam diri karyawan untuk memperoleh kepercayaan dari manager adalah :

Pemberdayaan karyawan hanya akan terwujud berdasarkan kepercayaan yang tumbuh dalam diri manager terhadap karyawan
Kepercayaan manger terhadap karyawan tumbuh karena kompetensi dan karakter yang dibangun dalam diri karyawan.

Kepercayaan

Pemberdayaan karyawan hanya akan terwujud jika karyawan dapat dipercaya oleh manager.

Kompetensi Dan Karakter

Kompetensi dimiliki oleh karyawan jika ia berkemampuan untuk mengunakan knowledge yang dimiliki sebagai sumber daya yang khusus dimiliki oleh manusia.

Nilai Dasar Dalam Diri Karyawan

Lima nilai dasar yang perlu dijunjung tinggi oleh karyawan agar ia dapat dipercaya oleh manajer dan teman kerja lain dalam tim kerja adalah : kejujuran, keberanian, integritas, mental berlimpah dan kesabaran dalam mewujudkan visi.

Kejujuran, kemampuan orang untuk mengatakan suatu kenyataan sebagaimana adanya. Kejujuran membutuhkan keberaniian jiwa, karena seringkali suatu kenyataan jika diungkapkan sebagaimana adanya mempunyai dampak yang tidak menguntungkan bagi pengungkap.

Keberanian, keteguhan hati seorang dalam mempertahankan pendirian, keyakinan, prinsip, visinya. Keberanian adalah keteguhan hati dalam mengambil posisi.

Integritas, kemampuan orang unutk mewujudkan apa yang teah diucapkan atau janjikan oleh orang tersebut menjadi suatu kenyataan.

Mental berlimpah (abundant mentality), kemampuan jiwa seseorang dalam menerima keberhasilan, kelebihan, keberuntungan, penghargaan yang diperoleh orang lain. Perwujudan nilai mental berlimpah antara lain:

Ringan hati untuk memberikan selamat atas keberhasilan rekan sekerja
Menghindarkan diri dari sikap merendahkan prestasi rekan sekerja
Membiasakan diri melihat ”the bright side of everyone and everything”

Kesabaran, dalam mewujudkan visi merupakan nilai yang perlu dijunjung tinggi oleh karyawan. Kejujuran adalah kekuatan hati orang untuk menerima kelainan yang terjadi terhadap dirinya dalam jangka waktu panjang.

PERWUJUDAN MINDSET PEMBERDAYAAN KARYAWAN KE DALAM SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMRN

Mindset ini diwujudkan ke dalam dua komponen sistem pengendalian manajemen: (1) struktur pengendalian manajemen, (2) proses sistem pengendalian manajemen

Perwujudan Mindset Pemberdayaan Karyawan Ke Dalam Struktur Sistem Pengendalian Manajemen

Mindset pemberdayaan karyawan diwujudkan dalam struktur sistem pengendalian manaajemen berikut ini:

Organisasi Masa Depan

Terdapat empat perubahan organisasi masa depan yang dilandasi oleh mindset pemberdayaan karyawan:

(a) struktur organisasi menjadi datar

(b) kembalinya fungsi dasar organisasi sebagai destabilizer

(d) berkembangnya jaringan organisasi untuk memenuhi kebutuhan customers yang semakin kompleks.

Pengelolaan Knowledge Workers

subsidicrity dan peran manajer, tugas manajer dalam kondisi subsidicrity adalah memastikan bahwa individu atau kelompok:

memiliki kompetensi dan karakter dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepada mereka
memahami visi yang akan dituju organisasi
memiliki komitmen terhadap visi organisasi

wewenang
leadership from everybody

Perwujudan Mindset Pemberdayaan Karyawan Ke Dalam Proses Sistem Pengendalian Manajemen

Mindsrt pemberdayaan karyawan diwujudkan dalam proses sistem pengendalian manajemen berupa pergeseran pengelolaan dari financial assets leverage ke human assets leverage.

Pergeseran Pengelolaan Dari Financial Assets Leverage Ke Human Assets Leverage

Titik berat penekanan proses sistem pengendalain manajemen perlu diarahkan ke human assets leverage untuk menjadikan perusahaan mampu sebagai institusi pencipta kekayaan di lingkungan bisnis global. Human assets leverage menekankan pada pentingnya perspektif pembelajaran dan pertumbuhan ini dalam strategic objectives.

BAB 7